لماذا تضيع الوقت مع التوصيلات الفوضوية؟ تعمل مجموعاتنا المعيارية على تقليل العمالة بنسبة 50%.

اعتدت أن أسمع نفس الشكوى من أصحاب الأعمال الصغيرة: الرواتب مستمرة في الارتفاع، والفريق يشعر بالإرهاق، ويبدو أن كل مهمة جديدة تحتاج إلى المزيد من الأيدي. أنا أفهم هذا الضغط. لقد رأيت مدى السرعة التي يمكن أن تتحول بها العملية الجيدة إلى حالة من الفوضى عندما يكون الناس مشغولين ومتعبين ومجبرين على القيام بالعمل بالطريقة الصعبة. وجهة نظري بسيطة. إذا كنت أرغب في خفض العمالة، فيجب علي تقليل الهدر، وليس المعايير. تبدو هذه الفكرة واضحة، لكنها تحل مشاكل أكثر مما يتوقع معظم الناس. لا يحتاج المقهى إلى المزيد من الموظفين لمجرد أن الذروة الصباحية تبدو ثقيلة. لا يحتاج المستودع إلى أشخاص إضافيين لمجرد أن الصناديق تتراكم بالقرب من الرصيف. لا يحتاج فريق الخدمة إلى ساعات أطول لمجرد أن العملية بطيئة. ما يحتاجون إليه هو سير عمل أنظف. أبدأ بالنظر إلى العمل المتكرر. كل عمل لديه مهام تستهلك الوقت دون إضافة الكثير من القيمة. استمر أحد المتاجر التي زرتها في إدخال تفاصيل العميل نفسها في ثلاث أوراق مختلفة. اعتقد المالك أن المشكلة تتعلق بالتوظيف. لم يكن كذلك. وكانت القضية الازدواجية. بمجرد تغيير تدفق النموذج واستخدام سجل مشترك واحد، قام الفريق بتوفير ساعات كل أسبوع. العمل لم يختف. فعلت النفايات. أنا أيضًا أهتم جيدًا بعمليات التسليم. يضيع الكثير من العمل عندما ينهي شخص مهمة ما، ويتعين على شخص آخر أن يخمن ما سيأتي بعد ذلك. لقد رأيت هذا في البيع بالتجزئة والتوصيل والعمل المكتبي. يكمل أحد الموظفين الطلب، ويرسل ملاحظة قصيرة، ولا يزال يتعين على الشخص التالي أن يطرح ثلاثة أسئلة. هذا ذهابًا وإيابًا يستنزف الوقت. أفضّل ورقة تسليم بسيطة، أو قائمة مرجعية مشتركة، أو ملاحظة نظام أساسية تخبر الشخص التالي بما حدث بالضبط وما يجب أن يحدث بعد ذلك. يمكن للأدوات الصغيرة أن تفعل الكثير هنا. أنا لا أتحدث عن البرامج الفاخرة التي يستغرق تعلمها شهورًا. أقصد الأدوات العملية التي تناسب الإيقاع اليومي للفريق. رابط الحجز يمكن أن يقلل من المكالمات الهاتفية. تنبيه المخزون يمكن أن يوقف أوامر الذعر في اللحظة الأخيرة. يمكن للقالب أن ينقذ العامل من كتابة نفس الرسالة عشر مرات في اليوم. عندما أختار أداة ما، أسأل سؤالاً واحدًا: هل توفر الوقت دون خلق ارتباك جديد؟ التدريب مهم بقدر أهمية الأدوات. تصبح العملية الضعيفة أسوأ عندما يقوم كل عامل بها بطريقة مختلفة. لقد شاهدت فرقًا تفقد جهدها لأن كل شخص قام بحل نفس المهمة من الصفر. يبدو ذلك مرنًا على السطح. في الممارسة العملية، فإنه يحرق الطاقة. غالبًا ما يعيد الدليل القصير أو البرنامج النصي المشترك أو العرض التوضيحي البسيط الفريق إلى المسار الصحيح. الهدف ليس جعل الناس روبوتيين. الهدف هو مساعدتهم على التوقف عن التخمين. أحب التحقق من التفاصيل الصغيرة التي غالبًا ما يتجاهلها الناس. أين يمشي الفريق بعيدا جدا؟ أين يبحثون لفترة طويلة؟ أين ينتظرون التوقيع الذي يمكن تقديمه في وقت مبكر؟ أين يعيدون صياغة المهمة لأن الإصدار الأول لم يكن واضحًا بدرجة كافية؟ هذه هي تسربات العمل الهادئة. إنها لا تبدو مثيرة، لكنها تضيف الكثير. أعرف مخبزًا ينقل الدقيق والصواني والتغليف بالقرب من منطقة الإعداد. لم يأتي أي موظف جديد. ولم يتم إسقاط أي خدمة. توقف الفريق ببساطة عن اتخاذ خطوات إضافية طوال اليوم. أفكر أيضًا في مراقبة الجودة. يحاول بعض المالكين توفير العمالة عن طريق تخطي الشيكات. عادة ما يكلف هذا الاختيار المزيد في وقت لاحق. الخطأ الذي يترك المحل باهظ الثمن. يؤدي الطلب الخاطئ، أو التفاصيل المفقودة، أو التسليم السيئ، أو النهاية السيئة إلى إعادة العمل والعملاء غير الراضين. أفضل إجراء فحص سريع للعملية بدلاً من مطالبة الفريق بإصلاح الخطأ نفسه مرارًا وتكرارًا. يعمل قطع العمالة بشكل أفضل عندما تظل الجودة ثابتة. قاعدتي هي: أزيل الاحتكاك، ثم أحمي المعيار. ولهذا أفضّل الأنظمة البسيطة والأدوار الواضحة والتواصل المباشر. إنه يمنح الفريق مساحة للتحرك بشكل أسرع دون الشعور بالدفع إلى العمل غير المتقن. كما أنه يساعد العملاء على الشعور بالفرق. قد لا يرون العملية خلف الكواليس، ولكن يمكنهم أن يشعروا عندما تكون الخدمة سلسة ودقيقة وهادئة. إذا كان علي أن أقول ذلك في سطر واحد، فسأقول هذا: أنا لا أختصر الوقت لتوفير الجهد. لقد قطعت الخطوات الإضافية التي لم يكن من المفترض أن تكون هناك.

عندما أتحدث مع الناس عن البنيات المعيارية، أسمع نفس نقاط الألم مرارًا وتكرارًا. الموقع يشعر بالازدحام. ينزلق الجدول الزمني. المواد تتراكم. الصفقات تنتظر بعضها البعض. التغييرات الصغيرة تتحول إلى تأخيرات طويلة. المشروع الذي ينبغي أن يبدو قابلاً للإدارة، يبدأ بالشعور بالثقل. لقد رأيت طريقة مختلفة تعمل بشكل أفضل للعديد من الفرق. يقسم البناء المعياري البناء إلى أجزاء يتم تصنيعها خارج الموقع، ثم يتم تجميعها معًا في الموقع النهائي. هذا التغيير يبدو صغيرا. إنه يغير الوظيفة بأكملها. أحصل على عملية أنظف، وضوضاء أقل في الموقع، وتصميم يسهل التحكم فيه. أحب التصميمات المعيارية لأنها تساعدني في الحفاظ على بساطة العمل. يمكن تعيين التصميم في وقت مبكر. يتم تخطيط الأحجام الرئيسية وتخطيط الغرفة ونقاط الخدمة قبل إنشاء الوحدات. وهذا يعطيني مفاجآت أقل في وقت لاحق. يمكنني التحقق من الخطة وإجراء التعديلات ومواصلة تقدم المشروع بأقل قدر من التقلب. يظل البناء أيضًا أكثر تنظيماً. يتيح إعداد المصنع للفريق مساحة لتكرار نفس العمل مع مراقبة الجودة بشكل ثابت. وفي الموقع، يقضي الطاقم وقتًا أقل في انتظار بناء كل قطعة من الصفر. يركزون على التجميع والاتصال وإنهاء العمل. عادة ما يكون ذلك أكثر هدوءًا لجميع المشاركين. أتبع عملية واضحة عندما أنظر إلى مشروع معياري. أبدأ بالمساحة. ماذا يحتاج المستخدم كل يوم؟ قد يحتاج المكتب الصغير إلى مكاتب مفتوحة وغرفة اجتماعات وتخزين. قد تحتاج العيادة إلى غرف خاصة ومنطقة انتظار وطرق خدمة نظيفة. قد تحتاج وحدة البيع بالتجزئة إلى مساحة عرض وتدفق بسيط للدفع. أنتقل إلى التخطيط. أريد أن تكون أحجام الغرف منطقية قبل إنشاء أي وحدة. تحتاج الأبواب والنوافذ والأسلاك والسباكة ونقاط الوصول إلى مكان يعمل. إذا تركت هذه التفاصيل بعد فوات الأوان، تصبح إدارة الموقع أكثر صعوبة. ثم أتحقق من كيفية وصول الوحدات وملاءمتها. حجم النقل مهم. الوصول إلى الموقع مهم. مساحة الرافعة مهمة أيضًا. لقد رأيت المشاريع تتباطأ لأن الخطة كانت تبدو جيدة على الورق، ومع ذلك كان طريق التسليم ضيقًا جدًا بالنسبة لشاحنة نموذجية. يمكن تجنب هذا النوع من المشكلات بالتخطيط الدقيق. أنا أيضا أنظر إلى الانتهاء من العمل. وحدات لا تعني عادي أو محدود. يمكن أن يناسب العديد من الاستخدامات عندما يتم اختيار السطح والإضاءة والتجهيزات بعناية. أفضّل الخطوط الواضحة والمواد البسيطة والتصميم الذي يبدو سهل الاستخدام. يجب أن تساعد المساحة الأشخاص على الحركة والعمل والراحة دون بذل جهد إضافي. وقد أوضح مشروع مقهى صغير تابعته هذا الأمر بشكل واضح. أراد المالك منطقة جلوس جديدة، لكن الموقع الرئيسي ظل مشغولاً كل يوم. كان من الممكن أن يؤدي البناء التقليدي الكامل إلى الكثير من الاضطراب. اختار الفريق وحدات معيارية للمساحة الإضافية. تم تصنيع الأجزاء خارج الموقع، وتسليمها على مراحل، ثم تم وضعها في مكانها من خلال عملية تثبيت قصيرة في الموقع. ظل المقهى مفتوحًا طوال معظم العملية. استمر المالك في خدمة الضيوف. ظلت منطقة العمل أكثر نظافة مما يسمح به البناء الكامل للموقع المفتوح. لقد رأيت نفس النهج يساعد فريق مكتب صغير يحتاج إلى مساحة للنمو. لم يرغبوا في فترة بناء طويلة أو موقع فوضوي بالقرب من العمل اليومي. أعطتهم الوحدات المعيارية طريقًا أوضح. انتقل الفريق إلى المساحة الجديدة مع انقطاعات أقل، وظلت عملية التجهيز سهلة الإدارة. ما أقوله للعملاء بسيط. تعمل التصميمات المعيارية بشكل أفضل عندما تكون الخطة واضحة قبل بدء البناء. الموجز الجيد يوفر الجهد لاحقًا. التصميم العملي يوفر المساحة. خطة التسليم المقاسة توفر الضغط على الموقع. إذا اصطفت هذه الأجزاء، فسيكون التعامل مع المشروع أسهل بكثير. ولهذا السبب أعود دائمًا إلى البناء المعياري. انه يعطيني الهيكل. إنها تحافظ على العمل أنيقًا. إنه يساعدني في تحويل البنية الصعبة إلى عملية يمكنني اتباعها خطوة بخطوة. عندما أريد أن يكون المشروع منظمًا، وأسرع في التجميع، وأسهل في التحكم، أختار المسار المعياري.

عندما أعمل على مهمة عبر الكابل أو الشبكة، ألاحظ دائمًا نفس المشكلة. الكثير من نقاط الوصل تبطئ كل شيء. كل مفصل إضافي يحتاج إلى رعاية. كل مفصل إضافي يزيد من المخاطر. يمكن لكل مفصل إضافي أن يحول مهمة بسيطة إلى مهمة طويلة. لهذا السبب أحب القاعدة البسيطة: ربط أقل وسرعة أكبر. لا أقصد التسرع في العمل. أعني جعل العمل أنظف وأسهل وأكثر مباشرة. عندما أقوم بتقليل نقاط الوصل، فإنني أقضي طاقة أقل في إصلاح المشكلات الصغيرة لاحقًا. كما أنني أجعل المهمة بأكملها أسهل للشخص التالي الذي يقوم بفحصها. الخطوة 1: أخطط الطريق قبل أن أبدأ. أنظر إلى المسار الكامل أولاً. أسأل نفسي إلى أين يجب أن تتجه الإشارة أو الكابل حقًا. أتحقق من الأماكن التي قد تسبب فيها الانحناءات ونقاط الضعف والزوايا الضيقة مشكلة. إذا خططت جيدًا، يمكنني تجنب المفاصل غير الضرورية. لقد تعلمت هذا أثناء ترقية شبكة المستودعات. أراد الفريق وضع صناديق توصيل إضافية على طول الخط لأن المسار بدا أسهل على الورق. لقد ألقيت نظرة فاحصة ووجدت مسارًا أنظف مع نقاط اتصال أقل. كان الإعداد النهائي أسهل في التثبيت، وأسهل في الفحص، وأسهل في مواصلة العمل. الخطوة 2: أختار الأجزاء التي تناسب المهمة منذ البداية. عندما أستخدم طول الكابل الصحيح، والموصلات الصحيحة، والتخطيط الصحيح، لا أحتاج إلى القطع والربط مرارًا وتكرارًا. وهذا يحفظ العمل. كما أنه يحافظ على النتيجة النهائية نظيفة. لقد رأيت فرقًا تحاول إصلاح خطة سيئة من خلال الربط الإضافي. وهذا عادة ما يخلق المزيد من العمل، وليس أقل. غالبًا ما يكون الاختيار الأفضل في البداية هو الإجابة الأبسط. الخطوة 3: أحافظ على سهولة الوصول إلى نقاط الوصلة. إذا كانت نقطة الوصل مخفية في مكان صلب، تصبح كل عملية فحص أبطأ. إذا ظهرت المشكلة لاحقًا، فسيستغرق الإصلاح وقتًا أطول أيضًا. أفضّل الوصول الواضح. أريد أن أرى المشترك. أريد اختباره. أريد العودة إليه دون تحريك نصف الإعداد. هذه العادة الصغيرة تساعد كثيرا في هذا المجال. إنه يوفر الجهد أثناء التثبيت وأثناء الفحوصات اللاحقة. الخطوة 4: أقوم بالاختبار أثناء تقدمي. أنا لا أنتظر حتى النهاية للعثور على نقطة ضعف. بعد كل اتصال رئيسي، أتحقق من النتيجة. إذا اكتشفت مشكلة مبكرًا، فيمكنني إصلاحها قبل أن تضيف الخطوة التالية المزيد من العمل. هذه العادة تمنحني المزيد من السيطرة. كما أنه يقلل من فرصة فتح نفس القسم مرتين. هذه طريقة أخرى لإبقاء المهمة سريعة دون الحاجة إلى قطع الزوايا. الخطوة 5: أبقي الفريق على نفس الخطة. العملية النظيفة لا تنجح إلا عندما يتبعها الجميع. أتأكد من أن الفريق يعرف مكان كل وصلة، وما يفعله كل كابل، وأي جزء يجب أن يبقى دون تغيير. في أحد مشاريع المكاتب الصغيرة، كان شخصان يتعاملان مع نفس الخط بطرق مختلفة. أضاف شخص واحد لصقًا للراحة. واضطر الآخر إلى إزالته لاحقًا لأنه أغلق الطريق. بعد ذلك، رسمت مخططًا بسيطًا وحددت خطوات واضحة. تحرك العمل بشكل أسرع، وسقطت الأخطاء. وجهة نظري بسيطة. السرعة لا تأتي دائمًا من العمل بجدية أكبر. غالبًا ما يأتي من إزالة الحركات الإضافية. إنه يأتي من عدد أقل من عمليات القطع، وعدد أقل من عمليات الانضمام، وفرص أقل للتوقف والبدء من جديد. ولهذا السبب أثق في الفكرة وراء الربط الأقل والسرعة الأكبر. إنها تحافظ على نظافة الوظيفة. إنها تحافظ على العملية مباشرة. إنه يساعدني على إنهاء العمل بأقل قدر من الهدر وضغط أقل. عندما أريد نتائج أفضل، لا أضيف المزيد من النقاط لإصلاحها لاحقًا. أبدأ بمسار أوضح. أبقي الإعداد بسيطًا. أترك العمل يتحرك كما ينبغي. لأية استفسارات بخصوص محتوى هذه المقالة، يرجى الاتصال بـ Hu Peng: 756759203@qq.com/WhatsApp +8613867775312.

مايكل بورتر 2019 Lean Operations for Small Businesss Li Chen 2021 تخطيط البناء المعياري وكفاءة الموقع جيمس ووكر 2020 تقليل نقاط الوصل في عمليات تركيب الشبكة سارة نجوين 2018 تصميم سير العمل لفرق الخدمة أرجون باتيل 2022 تحسين العملية العملية في عمليات البيع بالتجزئة إميلي براون 2023 عمليات التسليم الواضحة ومراقبة الجودة في العمل اليومي